إعداد مايكروسوفت 365: حفظ المستندات في شيربوينت وحسابات Microsoft، خطوة بخطوة

1. قبل البدء

2. في Microsoft Entra: سجّلوا تطبيقكم

سجّلوا الدخول إلى مركز إدارة Microsoft Entra (Microsoft Learn: تسجيل تطبيق).

1. انتقلوا إلى Entra ID ← App registrations ← New registration.
2. Name: مثلًا AhlanHamad HR. Supported account types: اختاروا Single tenant only (مؤسستكم فقط). ثم اضغطوا Register.
3. من صفحة Overview للتطبيق انسخوا Application (client) ID وDirectory (tenant) ID، فستلصقونهما في أهلاً حمد (العثور على معرّف المستأجر).
4. أضيفوا عنوان إعادة التوجيه: Manage ← Authentication ← Add Redirect URI ← Web، وأدخلوا https://ahlanhamad.com/auth/microsoft-365/callback كما هو تمامًا، ثم اضغطوا Configure (Microsoft Learn: إضافة عنوان إعادة التوجيه). وفي الشاشات الأقدم يظهر ذلك باسم Add a platform ← Web.
5. أنشئوا السر: Certificates & secrets ← Client secrets ← New client secret، وأضيفوا وصفًا، واختاروا مدة الصلاحية (تسمح Microsoft بـ 24 شهرًا كحد أقصى)، ثم اضغطوا Add. انسخوا Value فورًا، فلن تعرضه Microsoft مرة أخرى (Microsoft Learn: إضافة بيانات الاعتماد). وسجّلوا تاريخ انتهائه في تقويمكم: عند انتهائه يتوقف الربط حتى تُدخلوا سرًا جديدًا.

3. امنحوا التطبيق صلاحيات شيربوينت

1. في التطبيق افتحوا API permissions ← Add a permission ← Microsoft Graph ← Delegated permissions.
2. حدّدوا Sites.ReadWrite.All وFiles.ReadWrite.All، ومن OpenId permissions حدّدوا offline_access وopenid وprofile، ثم اضغطوا Add permissions.
3. اضغطوا Grant admin consent for <مؤسستكم> وأكّدوا، حتى لا يُطلب من أحد الموافقة منفردًا، ولتظهر الحالة Granted (Microsoft Learn: منح موافقة المسؤول).

4. في أهلاً حمد: اربطوا مايكروسوفت 365

1. انتقلوا إلى التكاملات وافتحوا مايكروسوفت 365 / شيربوينت. اسم البطاقة اتصال مايكروسوفت 365.
2. معرّف العميل: قيمة Application (client) ID. السر السري للعميل: قيمة Value للسر من القسم 2.
3. معرّف مستأجر Azure AD: قيمة Directory (tenant) ID من القسم 2.
4. مضيف شيربوينت: بداية عنوان شيربوينت لديكم، مثل company.sharepoint.com (افتحوا شيربوينت في المتصفح وانسخوا الجزء الذي قبل أول /).
5. معرّف موقع شيربوينت (اختياري): اتركوه فارغًا، فبعد تفعيل حفظ المستندات تختارون الموقع والمكتبة من قائمة.
6. تأكدوا أن العنوان تحت عنوان إعادة التوجيه الذي تسجّله في تطبيقك هو نفسه المسجّل في تطبيق Azure.
7. اضغطوا الاتصال بمايكروسوفت 365. يظهر «تم بدء مصادقة Azure AD — أكمل تسجيل الدخول لمنح الوصول» وتُفتح صفحة Microsoft.
8. سجّلوا الدخول بالحساب المذكور في القسم 1 ووافقوا على الصلاحيات.
9. تعودون إلى صفحة تقول تم الاتصال بـ Microsoft 365، ثم إلى صفحة مايكروسوفت 365، وتقول البطاقة متصل بمايكروسوفت 365 / شيربوينت مع مضيف شيربوينت ومعرّف مستأجر Azure AD.

يبقى معرّف تطبيقكم وسره محفوظين. فإن ربطتم من جديد لاحقًا تقول البطاقة: «بيانات اعتماد تطبيقك محفوظة. اضغط «ربط» لتسجيل الدخول بها — لا حاجة لإدخالها مرة أخرى.» ولاستخدام سر جديد اضغطوا استبدال بيانات الاعتماد.

5. حسابات Microsoft: صلاحية التطبيق (بعد التفعيل)

حين نفعّل تغييرات حسابات Microsoft، يظهر تحت الربط قسم حسابات Microsoft (Entra ID) بالتبويبات الصلاحية والإعدادات وربط المستخدمين الحاليين والنشاط. وتستخدم تغييرات الحسابات تطبيق Azure نفسه، لكن بصفته هو (صلاحية تطبيق)، لا بصفة الشخص الذي ربط، فتستمر بالعمل بعد مغادرة ذلك الشخص.

1. في مركز إدارة Microsoft Entra، افتحوا Entra ID ← App registrations ثم تطبيقكم.
2. API permissions ← Add a permission ← Microsoft Graph ← Application permissions ثم User.ReadWrite.All ثم Add permissions.
3. يُنصح بإضافة User.RevokeSessions.All (صلاحية تطبيق) بالطريقة نفسها. فهذه وحدها هي صلاحية التطبيق التي تذكرها Microsoft لإنهاء جلسات تسجيل دخول المستخدم (Microsoft Learn: revokeSignInSessions)، ومن دونها يُعطَّل الحساب أيضًا، لكن الجلسات المفتوحة لا تنتهي فورًا.
4. اختياري: أضيفوا Domain.Read.All (صلاحية تطبيق) ليعرض أهلاً حمد نطاقاتكم الموثّقة. ومن دونها تكتبون النطاق بأنفسكم.
5. يضغط Privileged Role Administrator أو Global Administrator على Grant admin consent for <مؤسستكم> ويؤكد. يجب أن تظهر الحالة Granted.
6. عودوا إلى أهلاً حمد واضغطوا اختبار الاتصال في تبويب الصلاحية. ظهور «التطبيق يعمل — ستُستأنف تغييرات الحسابات المنتظرة» يعني أن الربط يعمل، وتعرض الصفحة ما منحته Microsoft تحت ما رآه آخر اختبار.

• ربط المستخدمين الحاليين ثم قراءة الدليل: يطابق مستخدمي Microsoft لديكم بالموظفين (البريد المطابق تمامًا أولًا، ثم الأسماء المتشابهة). لا يُربط شيء حتى تؤكدوا، ولا يتغيّر شيء في Microsoft.
• الإعدادات: تعطيل الحساب عند مغادرة الموظف، وإنشاء حسابات للموظفين الجدد (متوقف حتى تشغّلوه) مع النطاق لأسماء تسجيل الدخول ونمط اسم تسجيل الدخول وموقع الاستخدام. ثم اضغطوا حفظ.
• عند مغادرة موظف: يُعطَّل حساب Microsoft المرتبط به ويُخرَج من جلساته في نهاية آخر يوم عمل له، بتوقيت شركتكم. وإعادة تعيينه تعيد تفعيله.
• الموظفون الجدد (عند التفعيل فقط): تُرسل كلمة مرور مؤقتة مرة واحدة بالبريد إلى المدير أو الموارد البشرية، ويجب تغييرها عند أول تسجيل دخول، ولا يحتفظ أهلاً حمد بنسخة منها. ولا تُسنَد التراخيص: أسندوها من مركز إدارة Microsoft 365 أو بالترخيص حسب المجموعات.
• لا يمكن تعطيل حسابات المسؤولين بهذه الطريقة، فـ Microsoft لا تسمح بذلك لهذه الصلاحية (من يستطيع تنفيذ الإجراءات الحساسة). ويذكر سطر النشاط ذلك، فتعاملوا مع هذه الحسابات من مركز إدارة Entra.

6. الحفظ في شيربوينت (بعد التفعيل)

1. حين نفعّل حفظ المستندات، تظهر في الصفحة التبويبات الاتصال ورفع المستندات والنشاط.
2. في رفع المستندات اضغطوا تحميل المواقع، واختاروا الموقع ومكتبة المستندات. استخدموا مكتبة لا يفتحها إلا فريق الموارد البشرية، فالملفات تأخذ صلاحيات المكتبة.
3. راجعوا قالب المجلدات (افتراضيًا مجلد لكل موظف وفيه مجلد فرعي لكل نوع) والمعاينة تحته.
4. في ما الذي يُرفع فعّلوا الأنواع التي تريدونها: عقود العمل وخطابات الموارد البشرية ومستندات الموظفين وخطابات العرض، ثم اضغطوا حفظ.
5. قسائم الرواتب منفصلة: تفعيل رفع قسائم الرواتب إلى SharePoint يطلب منكم التأكيد («إرسال قسائم الرواتب إلى SharePoint؟»)، لأن أرقام الرواتب ستصبح في شيربوينت لديكم.

• لا يُحفظ إلا ما يصدر أو يُرفع بعد تفعيل النوع، ولا تُرسل المستندات السابقة.
• لا يشارك أهلاً حمد الملفات مع الموظفين فردًا فردًا، ولا يحذف أي شيء في شيربوينت. والملفات الموجودة هناك نسخكم أنتم.

7. حل المشكلات

8. فصل الربط

1. في أهلاً حمد، انتقلوا إلى التكاملات ← مايكروسوفت 365 / شيربوينت واضغطوا قطع الاتصال بمايكروسوفت 365. يحذف أهلاً حمد السر وتسجيل الدخول المحفوظين، ولا يرفع بعدها أي ملف ولا يغيّر أي حساب.
2. لا يستطيع أهلاً حمد سحب أي صلاحية من Microsoft نيابة عنكم. ولإغلاق الباب تمامًا، احذفوا سر العميل (أو تسجيل التطبيق كله) من مركز إدارة Microsoft Entra.

• الملفات الموجودة في شيربوينت والحسابات المعطّلة تبقى كما هي.

مصادر Microsoft المستخدمة في هذا الدليل

• Microsoft Entra: تسجيل تطبيق، إضافة عنوان إعادة التوجيه، إضافة سر العميل، العثور على معرّف المستأجر.
• الموافقة: منح موافقة المسؤول على مستوى المؤسسة، إعداد موافقة المستخدم.
• Microsoft Graph: مرجع الصلاحيات، revokeSignInSessions، من يستطيع تنفيذ الإجراءات الحساسة على المستخدمين.
• تتغيّر قوائم Microsoft من حين لآخر. فإن لم يطابق اسمٌ هنا ما على شاشتكم، فالصفحة المرتبطة فيها صياغة Microsoft الحالية.