إعداد ترحيل قيود الرواتب إلى زيرو: خطوة بخطوة

1. قبل أن تبدأ

2. في Xero: أنشئوا تطبيق Xero الخاص بكم

يتصل أهلاً حمد بزيرو عبر تطبيق تنشئه شركتكم في موقع المطوّرين لدى Xero ولا تستخدمه إلا لنفسها. يستغرق ذلك دقائق، ولا يحتاج إلى مراجعة من Xero لمنظمة واحدة (Xero: البدء).

1. افتحوا developer.xero.com وسجّلوا الدخول بحسابكم في Xero، ثم افتحوا My Apps (My Apps) واضغطوا New app.
2. سمّوا التطبيق باسم تعرفونه، مثل AhlanHamad payroll، واختاروا نوع التكامل Web app.
3. Company or application URL: موقع شركتكم الإلكتروني.
4. Redirect URI: أدخلوا https://ahlanhamad.com/auth/xero/callback كما هو تمامًا: يبدأ بـ https، وبالأحرف نفسها، ولا شرطة مائلة في آخره. ويعرض أهلاً حمد العنوان نفسه في تبويب الاتصال تحت «عنوان إعادة التوجيه الذي تسجّله في تطبيقك» مع زر نسخ.
5. وافقوا على شروط المطوّرين لدى Xero واضغطوا Create app.
6. في صفحة Configuration للتطبيق انسخوا Client id، ثم اضغطوا Generate a secret وانسخوا Client secret فورًا، فـXero لا يعرضه إلا مرة واحدة. حافظوا على سريته؛ تلصقونهما في القسم 4 ويحفظهما أهلاً حمد مشفّرين.

3. في زيرو: جهّزوا دليل الحسابات

يرفض Xero بعض الحسابات في القيود اليدوية: حسابات النظام (مثل Wages Payable وAccounts Payable وAccounts Receivable)، والحسابات البنكية، والحسابات التي بلا رمز. ويُظهرها أهلاً حمد باهتة، لذا أنشئوا الحسابات التي تحتاجونها أولًا. في Xero افتحوا Accounting ← Chart of accounts ← Add Account.

1. تأكدوا أن لكل حساب ستربطونه رمزًا (Code)، وأضيفوا رمزًا لأي حساب ينقصه.
2. إن لم يكن لديكم حساب التزامات عادي لصافي الرواتب فأضيفوه: النوع Current Liability، مع رمز، واسم مثل Salaries payable. فحساب Wages Payable في Xero حساب نظام ولا يقبل القيود اليدوية.
3. افعلوا الشيء نفسه للتأمينات الاجتماعية المستحقة (وللاستقطاعات المحتجزة ومستحقات DEWS عند استخدامها): حسابات Current Liability برموز.
4. أضيفوا مخصص نهاية الخدمة كحساب Non-current Liability برمز، إن لم يكن موجودًا.
5. فقط إن كنتم ستفعّلون قيود دفع الرواتب: أضيفوا حساب Current Liability مثل Salary clearing برمز، يقف وسيطًا بين الرواتب والبنك.

4. في أهلاً حمد: اربط زيرو

اذهبوا إلى التكاملات وافتحوا زيرو، وابقوا على تبويب الاتصال. تبدأ البطاقة بـاربط عبر تطبيق Xero الخاص بك، ومعها رابط إلى هذا الدليل.

1. تأكدوا أن العنوان تحت عنوان إعادة التوجيه الذي تسجّله في تطبيقك هو نفسه الذي أدخلتموه في القسم 2.
2. معرّف العميل والسر السري للعميل: الصقوا القيمتين من القسم 2. وتحت حقل السر: «يُخزَّن مشفّراً على الخادم. لن يظهر مرة أخرى ولن يُرسل إلى المتصفح أبداً.»
3. اضغطوا الزر الأزرق Connect to Xero (زر Xero نفسه، ويظهر بالإنجليزية). يقول أهلاً حمد «جارٍ نقلك إلى Xero لتسجيل الدخول…».
4. سجّلوا الدخول إلى Xero. وفي نافذة اختيار المنظمة لدى Xero اختاروا منظمة واحدة فقط، وهي التي تسجّلون فيها الرواتب، ثم اسمحوا بالوصول (Xero: خطوات الربط).
5. تعودون إلى صفحة تقول تم الاتصال بـ Xero، ثم إلى صفحة زيرو. وتعرض البطاقة متصل بزيرو، والمنظمة: مع اسمها، و«مربوط عبر تطبيقك الخاص»، ومعرف المنظمة (رقم المنظمة في Xero، Tenant ID).

يبقى معرّف العميل والسر الخاصان بتطبيقكم محفوظين. وإن ربطتم من جديد لاحقًا تقول البطاقة: «بيانات اعتماد تطبيقك محفوظة. اضغط «ربط» لتسجيل الدخول بها — لا حاجة لإدخالها مرة أخرى.» ولاستخدام تطبيق آخر اضغطوا استبدال بيانات الاعتماد.

أو بنقرة واحدة عبر تطبيق أهلاً حمد (حين يتوفر)

لدى أهلاً حمد أيضًا تطبيقه الخاص لدى Xero. وحيث يكون مفعّلًا لمساحة عملكم، يعرض تبويب الاتصال تحت النموذج أو اربط عبر تطبيق أهلاً حمد: تسجّلون الدخول إلى Xero وتوافقون على الوصول، دون تطبيق أو مفاتيح خاصة بكم. ويعرض ما سيصل إليه أهلاً حمد (دليل الحسابات وإعدادات المنظمة للقراءة، والقيود اليدوية، واسم المنظمة وعملتها الأساسية)، وتقول البطاقة بعدها «مربوط عبر تطبيق أهلاً حمد». ويبقى تطبيقكم الخاص الطريقة الأساسية للربط.

5. اختر المنظمة، ثم اربط الحسابات

1. افتحوا تبويب ربط الحقول، وعنوان البطاقة ترحيل قيود الرواتب إلى زيرو.
2. اضغطوا تحميل حساباتي لقراءة دليل الحسابات واسم المنظمة وعملتها الأساسية من Xero.
3. إذا كان حسابكم في زيرو يصل إلى أكثر من منظمة، تطلب البطاقة اختر المنشأة: «حسابك في زيرو يصل إلى أكثر من منشأة. اختر المنشأة التي تُرحَّل إليها قيود الرواتب.» وبعدها تعرض الترحيل إلى تلك المنظمة والعملة الأساسية.
4. قرّروا بشأن ترحيل قيود دفع الرواتب (أدناه)، واتركوه متوقفًا ما لم تنشئوا حسابًا وسيطًا للرواتب في القسم 3.
5. اربطوا كل حساب أهلاً حمد بـحساب زيرو (الجدول أدناه). بعض الحسابات تُختار مسبقًا وتظهر عليها كلمة مقترح حين تكون المطابقة واضحة، فراجعوها كلها مع محاسبكم.
6. اضغطوا حفظ الربط. حين لا ينقص شيء تقول البطاقة اكتمل الربط، وقبل ذلك تقول: «الترحيل متوقف حتى تُربط كل الحسابات المطلوبة.»
7. إذا كنتم تصرفون أي رواتب بعملة غير العملة الأساسية لمنظمتكم في Xero، فقرّروا بشأن ترحيل المسيرات بعملات أخرى (القسم 6).

قيود دفع الرواتب: متوقفة أو مفعّلة

أي حساب في زيرو لكل حساب رواتب

• التكاليف إلى حسابات Expense، والمبالغ المستحقة عليكم إلى حسابات Current Liability؛ ومخصص نهاية الخدمة هو الالتزام غير المتداول الوحيد.
• بعض الحسابات تظهر باهتة. ويوضح أهلاً حمد السبب: «بعض الحسابات معطلة: يرفض Xero في القيود اليدوية حسابات النظام (مثل الأجور المستحقة والذمم الدائنة والذمم المدينة) والحسابات البنكية والحسابات التي بلا رمز. اختر حساب التزامات عاديًا أو حسابًا وسيطًا له رمز.» ولكل منها وسم مثل «حساب نظام — غير مسموح في القيود» أو «حساب بنكي — غير مسموح في القيود» أو «بلا رمز حساب — أضف رمزًا أولًا».
• أضفتم حسابًا في Xero بعد التحميل؟ اضغطوا إعادة تحميل الحسابات ليظهر.

6. ماذا يُرحَّل، ومتى

• كل قيد هو قيد يدوي واحد (Manual journal) في Xero، يُحفظ بحالة Posted (لا مسودة)، بلا ضريبة، وفيه سطر لكل حساب. والوصف (Narration، ويسمّى Journal title في شاشات Xero الأحدث، Xero Central) يبدأ بالوصف ومرجع أهلاً حمد وينتهي بعلامتنا بين قوسين مربعين، مثل [AH1F2E3D4C5B6A].
• لا نعدّل ولا نحذف أي قيد في زيرو، فالتصحيح دائمًا بقيود جديدة: القيد العكسي أولًا، ثم المسيّر المصحَّح كقيد جديد.
• كل قيد يُرسل مرة واحدة. وإذا انقطع الإرسال في منتصفه، تبحث المحاولة التالية عن القيد بعلامته بدلًا من إنشاء قيد ثانٍ.
• المبالغ بالعملة الأساسية لدفاتركم في زيرو. والمسيّر بعملة أخرى يبقى متوقفًا ما لم تفعّلوا ترحيل المسيرات بعملات أخرى، وعندها يُحوَّل بسعر الصرف اليومي في أهلاً حمد، ويُكتب السعر على القيد.
• المسيرات التي اعتُمدت أو دُفعت قبل حفظ ربط الحسابات لا تُرسل وحدها. افتحوا كل مسيّر واضغطوا إرسال قيود هذا المسير. وتعرضها بطاقة الربط تحت «مسيرات سابقة لم تُرسل إلى زيرو بعد».
• أشهر نهاية الخدمة المسجّلة قبل الربط تظهر في بطاقة الربط. اضغطوا إرسالها، وراجعوا قائمة الأشهر ومبالغها، ثم أكّدوا. تُرسل من الأقدم إلى الأحدث، وكل شهر بتاريخ نهايته.

7. راجع أول مسيّر رواتب في زيرو

1. في أهلاً حمد افتحوا مسيّر الرواتب. تعرض بطاقة قيود زيرو كل قيد (استحقاق الرواتب، استحقاق مكافأة نهاية الخدمة، …) وحالته. مُرحَّل تعني أن القيد وصل إلى Xero، وتعرض البطاقة معرّفه في Xero (رمز طويل).
2. في Xero افتحوا Accounting ← Manual journals ثم تبويب Posted (Xero Central).
3. ابحثوا عن القيد بتاريخه (آخر يوم في شهر الرواتب لقيد الاستحقاق) وبوصفه أو عنوانه، الذي يبدأ بنوعه ومرجعه، مثل Payroll journal entry for 2026-10 — KW … PAY-KW-2026-10، وينتهي بـ[AH…].
4. افتحوه وتأكدوا من: التاريخ، والحالة Posted، وسطر لكل حساب مربوط، وأن المجاميع تطابق مسيّر الرواتب في أهلاً حمد (إلى خانتين عشريتين).
5. حين تصل دفعة الرواتب إلى حركات البنك، طابقوها كما في القسم 5.

8. حل المشكلات

يصل مديرو الشركة الذين يديرون الإعدادات، والمديرون الماليون، تنبيه داخل التطبيق وبريد إلكتروني حين تتوقف قيود زيرو أو تفشل: تنبيه واحد لكل مشكلة، وتذكير بعد ثلاثة أيام، وملاحظة قصيرة حين تُحل. لا يتضمن البريد مبالغ أو أسماء أو رسائل زيرو؛ افتحوا مسيّر الرواتب لمعرفة السبب.

عند الربط (تبويب الاتصال وصفحة العودة)

عند تحميل الحسابات (تبويب ربط الحقول)

في مسيّر الرواتب: متوقف

القيد المتوقف ينتظر ولم يضع. عالجوا السبب فيُرسل، إما وحده أو عند الضغط على إعادة المحاولة في بطاقة المسيّر.

في مسيّر الرواتب: فشل

هذه الرسائل تعود من زيرو بالإنجليزية، وتليها كلمات زيرو نفسها. عالجوا السبب في زيرو أو في ربط الحسابات، ثم اضغطوا إعادة المحاولة. إعادة المحاولة لا تُنشئ قيدًا ثانيًا أبدًا.

في مسيّر الرواتب: غير مطلوب

نظاما محاسبة

إذا ظهر في صفحة زيرو أو في المسيّر «تُرحَّل قيود الرواتب إلى …» مع أكثر من نظام، فكل مسيّر يُسجَّل في كل نظام منها. إن كنتم تمسكون دفاتركم في زيرو فقط، فافصلوا الأنظمة الأخرى حتى لا تُحتسب تكاليف الرواتب مرتين.

9. فصل الربط

1. في أهلاً حمد افتحوا التكاملات ← زيرو ← الاتصال واضغطوا الزر الأزرق Disconnect (زر Xero نفسه). يحذف أهلاً حمد الربط المحفوظ ويزيل الربط من Xero أيضًا.
2. إن لم تعودوا تستخدمون تطبيقكم لدى Xero، فيمكنكم حذفه من My Apps في developer.xero.com كذلك.

• القيود الموجودة في زيرو تبقى كما هي، فنحن لا نحذفها ولا نعدّلها.
• ما دام زيرو مفصولًا لا تُرسل قيود الرواتب الجديدة، وتقول بطاقة المسيّر: «زيرو غير مرتبط، لذا لا تُرسل القيود الجديدة.»
• إن ربطتم من جديد لاحقًا، فافتحوا كل مسيّر من تلك الفترة واضغطوا إرسال قيود هذا المسير، وأرسلوا أشهر نهاية الخدمة الظاهرة في بطاقة الربط.

مصادر Xero المستخدمة في هذا الدليل

• مطوّرو Xero: البدء، وخطط التطبيقات، وخطوات ربط OAuth 2.0، والصلاحيات.
• Xero Central: القيود اليدوية، وتغييرات القيود اليدوية، وتواريخ الإقفال، ومطابقة الحساب البنكي.
• Xero علامة تجارية لشركة Xero Limited، ولا ترتبط أهلاً حمد بشركة Xero.