إعداد ترحيل قيود الرواتب إلى كويك بوكس أونلاين: خطوة بخطوة

1. قبل أن تبدأ

2. في Intuit: أنشئوا تطبيق كويك بوكس الخاص بكم

يتصل أهلاً حمد بكويك بوكس عبر تطبيق تنشئه شركتكم في بوابة مطوّري Intuit ولا تستخدمه إلا لنفسها. جرّبوه أولًا بمفاتيح Development مع شركة اختبار (Sandbox) من Intuit، ثم انتقلوا إلى مفاتيح Production لشركتكم الفعلية بعد أن تراجع Intuit التطبيق. خطوات Intuit: إنشاء تطبيق، والمفاتيح وبيانات الاعتماد، ومفاتيح الإنتاج.

1. افتحوا developer.intuit.com وسجّلوا الدخول، أو أنشئوا حساب مطوّر مجانيًا.
2. افتحوا My Hub ← App dashboard (أعلى اليمين في الشاشة الإنجليزية)، واختاروا بطاقة التطبيق التي عليها +، واتبعوا الخطوات. سمّوا التطبيق باسم تعرفونه، مثل AhlanHamad payroll.
3. حين تطلب Intuit الصلاحيات (Scopes) اختاروا accounting (com.intuit.quickbooks.accounting)، ولا حاجة إلى غيرها.
4. في تبويب Settings ← Redirect URIs للتطبيق أضيفوا https://ahlanhamad.com/auth/quickbooks/callback تحت Development، ومرة أخرى تحت Production، كما هو تمامًا: يبدأ بـ https، وبالأحرف نفسها، ولا شرطة مائلة في آخره؛ فـIntuit تشترط التطابق التام (Intuit: عناوين إعادة التوجيه). ويعرض أهلاً حمد العنوان نفسه في تبويب الاتصال تحت «عنوان إعادة التوجيه الذي تسجّله في تطبيقك» مع زر نسخ.
5. جرّبوا أولًا بمفاتيح Development. افتحوا Keys and credentials ← Development وانسخوا Client ID وClient secret (Intuit: المفاتيح). مفاتيح Development لا تصل إلا إلى شركات الاختبار لدى Intuit، ويأتي حساب المطوّر بشركة اختبار جاهزة (شركات الاختبار). تلصقونها في القسم 4.
6. ثم احصلوا على مفاتيح Production لشركتكم الفعلية. لا تعرضها Intuit إلا بعد خطوتين (Intuit: الإطلاق): App details (بريد التواصل، ورابطا اتفاقية الترخيص وسياسة الخصوصية، والنطاق، وعناوين التشغيل وقطع الاتصال وإعادة الربط، والفئات، والقطاعات المنظَّمة، ومناطق الاستضافة؛ وتقدّر Intuit ذلك بنحو 30 دقيقة) واستبيان Compliance. وإن طلب حقلٌ عناويننا: النطاق ahlanhamad.com، وعنوان التشغيل https://ahlanhamad.com/ar/integrations/quickbooks.
7. بعد موافقة Intuit على الاستبيان افتحوا Keys and credentials ← Production، وفعّلوا Show credentials، وانسخوا Client ID وClient secret. حافظوا على سرية الـSecret؛ ويحفظهما أهلاً حمد مشفّرين.

3. في كويك بوكس: جهّزوا دليل الحسابات

تُرحِّل قيود الرواتب الإجماليات إلى حساباتكم أنتم، ويرفض كويك بوكس فيها حسابات الذمم الدائنة (A/P) والذمم المدينة (A/R) (لأنها تتطلب موردًا أو عميلًا في كل سطر). لذا أنشئوا حسابات الالتزامات التي تحتاجونها أولًا. في كويك بوكس اذهبوا إلى Settings ⚙ ← Chart of accounts ← New. وإن كنتم تجرّبون بمفاتيح Development فافعلوا الشيء نفسه في شركة الاختبار.

1. إن لم يكن لديكم التزام عادي لصافي الرواتب فأضيفوه: نوع الحساب Other Current Liabilities، واسمه مثلًا «رواتب مستحقة» (Salaries payable).
2. وكذلك للتأمينات الاجتماعية المستحقة (وإن وُجدت: الاستقطاعات المحتجزة ومستحقات DEWS في مركز دبي المالي العالمي): حسابات من نوع Other Current Liabilities.
3. أضيفوا مخصص نهاية الخدمة كحساب من نوع Long Term Liabilities إن لم يكن موجودًا.
4. فقط إن فضّلتم ألا يُرحَّل دفع الرواتب مباشرة إلى حسابكم البنكي: أضيفوا حسابًا من نوع Other Current Liabilities مثل «وسيط الرواتب» (Salary clearing) (يشرح القسم 5 متى).

4. في أهلاً حمد: اربط كويك بوكس أونلاين

اذهبوا إلى التكاملات وافتحوا كويك بوكس أونلاين، وابقوا على تبويب الاتصال. تبدأ البطاقة بـاربط عبر تطبيق QuickBooks الخاص بك، ومعها رابط إلى هذا الدليل.

1. تأكدوا أن العنوان تحت عنوان إعادة التوجيه الذي تسجّله في تطبيقك هو نفسه الذي أضفتموه في القسم 2.
2. تحت ما نوع هذه المفاتيح؟ اختاروا مفاتيح التطوير (Development) — شركة Intuit تجريبية (للاختبار) أو مفاتيح الإنتاج (Production) — شركتك الفعلية في QuickBooks، بحسب المفاتيح التي ستلصقونها.
3. معرّف العميل والسر السري للعميل: الصقوا المفتاحين من القسم 2. وتحت حقل السر: «يُخزَّن مشفّراً على الخادم. لن يظهر مرة أخرى ولن يُرسل إلى المتصفح أبداً.»
4. اضغطوا الاتصال بكويك بوكس. يقول أهلاً حمد «جارٍ نقلك إلى Intuit لتسجيل الدخول…» ويفتح Intuit.
5. سجّلوا الدخول إلى Intuit بحساب مدير كويك بوكس، واختاروا الشركة (مع مفاتيح Development: شركة الاختبار)، ثم وافقوا على الربط.
6. تعودون إلى صفحة تقول تم الاتصال بـ QuickBooks Online، ثم إلى صفحة كويك بوكس. وتعرض البطاقة الآن متصل بكويك بوكس أونلاين، والشركة: مع اسم شركتكم، و«مربوط عبر تطبيقك الخاص» (ومع مفاتيح Development يليها «شركة اختبار (Sandbox)»)، ومعرف الشركة (رقم شركتكم في كويك بوكس، Realm ID).

يبقى معرّف العميل والسر الخاصان بتطبيقكم محفوظين. وإن ربطتم من جديد لاحقًا تقول البطاقة: «بيانات اعتماد تطبيقك محفوظة. اضغط «ربط» لتسجيل الدخول بها — لا حاجة لإدخالها مرة أخرى.» ولاستخدام مفاتيح أخرى اضغطوا استبدال بيانات الاعتماد.

أو بنقرة واحدة عبر تطبيق أهلاً حمد (حين يتوفر)

لدى أهلاً حمد أيضًا تطبيقه الخاص لدى QuickBooks. وحيث يكون مفعّلًا لمساحة عملكم، يعرض تبويب الاتصال تحت النموذج أو اربط عبر تطبيق أهلاً حمد: تسجّلون الدخول إلى Intuit وتوافقون على الوصول، دون تطبيق أو مفاتيح خاصة بكم. اضغطوا اربط عبر تطبيق أهلاً حمد، فتقول البطاقة بعدها «مربوط عبر تطبيق أهلاً حمد». ويبقى تطبيقكم الخاص الطريقة الأساسية للربط.

5. تأكدوا من البيئة، ثم اربطوا الحسابات

1. افتحوا تبويب ربط الحقول، وعنوان البطاقة ترحيل قيود الرواتب إلى كويك بوكس أونلاين.
2. بيئة كويك بوكس تتبع المفاتيح التي ربطتم بها: بيئة الاختبار لمفاتيح Development، والإنتاج لمفاتيح Production، ولا يمكن تغييرها هنا: «حُددت هذه البيئة عند ربط QuickBooks (مفاتيح Development أو Production)، لذلك لا يمكن تغييرها هنا. أعد الربط لتغييرها.»
3. اضغطوا تحميل حساباتي لقراءة دليل الحسابات واسم الشركة وعملتها الأساسية من كويك بوكس. بعدها تعرض البطاقة الترحيل إلى شركتكم والعملة الأساسية.
4. اربطوا كل حساب أهلاً حمد بـحساب كويك بوكس أونلاين (الجدول أدناه). بعض الحسابات تُختار مسبقًا وتظهر عليها كلمة مقترح حين تكون المطابقة واضحة، فراجعوها كلها مع محاسبكم.
5. اضغطوا حفظ الربط. حين لا ينقص شيء تقول البطاقة اكتمل الربط، وقبل ذلك تقول: «الترحيل متوقف حتى تُربط كل الحسابات المطلوبة.»
6. إذا كنتم تصرفون أي رواتب بعملة غير العملة الأساسية لشركتكم في كويك بوكس، فقرّروا بشأن ترحيل المسيرات بعملات أخرى (القسم 6).

أي حساب في كويك بوكس لكل حساب رواتب

• التكاليف إلى حسابات المصروفات (النوع Expenses في كويك بوكس).
• المبالغ المستحقة عليكم إلى الالتزامات المتداولة الأخرى (Other Current Liabilities). ومخصص نهاية الخدمة هو الالتزام طويل الأجل الوحيد (Long Term Liabilities). وإن لم يكن لديكم حساب «رواتب مستحقة» فأنشئوه في كويك بوكس أولًا.
• لا يمكن اختيار حسابات الذمم الدائنة (A/P) والذمم المدينة (A/R). فهي تظهر باهتة ومعها «ذمم دائنة — تتطلب موردًا لكل سطر» أو «ذمم مدينة — تتطلب عميلًا لكل سطر»: يتطلب كويك بوكس موردًا أو عميلًا في كل سطر يُرحَّل إليها، وقيود الرواتب تُرحِّل الإجماليات فقط.
• قيد الدفع إلى الحساب البنكي أو إلى حساب وسيط. إذا كان بنككم مربوطًا بكويك بوكس، فستصل دفعة الرواتب أيضًا في حركات البنك (Bank feed): طابقوها مع القيد الذي رحّلناه (Match) بدل إضافتها من جديد، حتى لا يُخصم رصيد البنك مرتين. وإن فضّلتم، فاربطوا 1101 بحساب «وسيط الرواتب» من نوع Other Current Liabilities، وصنّفوا دفعة البنك إليه.

6. ماذا يُرحَّل، ومتى

• كل قيد هو قيد يومية واحد (Journal entry) في كويك بوكس، يُحفظ مباشرة (لا توجد مسودات لقيود اليومية)، وفيه سطر لكل حساب. ورقم القيد (Journal no.) هو علامتنا (AH يليها 12 حرفًا ورقمًا)، والمذكرة (Memo) تبدأ بالوصف وفيها عبارة Posted by Ahlan Hamad payroll.
• لا نعدّل ولا نحذف أي قيد في كويك بوكس أونلاين، فالتصحيح دائمًا بقيود جديدة: القيد العكسي أولًا، ثم المسيّر المصحَّح كقيد جديد.
• كل قيد يُرسل مرة واحدة. وإذا انقطع الإرسال في منتصفه، تبحث المحاولة التالية عن القيد بعلامته بدلًا من إنشاء قيد ثانٍ.
• المبالغ بالعملة الأساسية لدفاتركم في كويك بوكس أونلاين. والمسيّر بعملة أخرى يبقى متوقفًا ما لم تفعّلوا ترحيل المسيرات بعملات أخرى، وعندها يُحوَّل بسعر الصرف اليومي في أهلاً حمد، ويُكتب السعر على القيد.
• المسيرات التي اعتُمدت أو دُفعت قبل حفظ ربط الحسابات لا تُرسل وحدها. افتحوا كل مسيّر واضغطوا إرسال قيود هذا المسير. وتعرضها بطاقة الربط تحت «مسيرات سابقة لم تُرسل إلى كويك بوكس أونلاين بعد».
• أشهر نهاية الخدمة المسجّلة قبل الربط تظهر في بطاقة الربط. اضغطوا إرسالها، وراجعوا قائمة الأشهر ومبالغها، ثم أكّدوا. تُرسل من الأقدم إلى الأحدث، وكل شهر بتاريخ نهايته.

7. راجع أول مسيّر رواتب في كويك بوكس

1. في أهلاً حمد افتحوا مسيّر الرواتب. تعرض بطاقة قيود كويك بوكس أونلاين كل قيد (استحقاق الرواتب، دفع الرواتب، …) وحالته. مُرحَّل تعني أن القيد وصل إلى كويك بوكس، وتعرض البطاقة رقمه، مثل AH1F2E3D4C5B6A.
2. في كويك بوكس افتحوا Reports، وابحثوا عن Journal، وشغّلوا تقرير Journal لشهر الرواتب، وابحثوا فيه عن القيد بذلك الرقم (مساعدة Intuit). ويمكن أيضًا البحث (رمز العدسة) في الأعلى عن المعاملة برقمها.
3. تأكدوا من: التاريخ (آخر يوم في شهر الرواتب لقيد الاستحقاق)، وJournal no.، وسطر لكل حساب مربوط، وأن المجاميع تطابق مسيّر الرواتب في أهلاً حمد، والمذكرة.
4. بعد دفع المسيّر راجعوا قيد دفع الرواتب بالطريقة نفسها، وطابقوه مع البنك كما في القسم 5.

8. حل المشكلات

يصل مديرو الشركة الذين يديرون الإعدادات، والمديرون الماليون، تنبيه داخل التطبيق وبريد إلكتروني حين تتوقف قيود كويك بوكس أونلاين أو تفشل: تنبيه واحد لكل مشكلة، وتذكير بعد ثلاثة أيام، وملاحظة قصيرة حين تُحل. لا يتضمن البريد مبالغ أو أسماء أو رسائل كويك بوكس أونلاين؛ افتحوا مسيّر الرواتب لمعرفة السبب.

عند الربط (تبويب الاتصال وصفحة العودة)

عند تحميل الحسابات (تبويب ربط الحقول)

في مسيّر الرواتب: متوقف

القيد المتوقف ينتظر ولم يضع. عالجوا السبب فيُرسل، إما وحده أو عند الضغط على إعادة المحاولة في بطاقة المسيّر.

في مسيّر الرواتب: فشل

هذه الرسائل تعود من كويك بوكس أونلاين بالإنجليزية، وتليها كلمات كويك بوكس أونلاين نفسها. عالجوا السبب في كويك بوكس أونلاين أو في ربط الحسابات، ثم اضغطوا إعادة المحاولة. إعادة المحاولة لا تُنشئ قيدًا ثانيًا أبدًا.

في مسيّر الرواتب: غير مطلوب

نظاما محاسبة

إذا ظهر في صفحة كويك بوكس أونلاين أو في المسيّر «تُرحَّل قيود الرواتب إلى …» مع أكثر من نظام، فكل مسيّر يُسجَّل في كل نظام منها. إن كنتم تمسكون دفاتركم في كويك بوكس أونلاين فقط، فافصلوا الأنظمة الأخرى حتى لا تُحتسب تكاليف الرواتب مرتين.

9. فصل الربط

1. في أهلاً حمد افتحوا التكاملات ← كويك بوكس أونلاين ← الاتصال واضغطوا قطع اتصال كويك بوكس. يحذف أهلاً حمد الربط المحفوظ ويلغي وصوله لدى Intuit أيضًا.
2. إن لم تعودوا تستخدمون تطبيقكم لدى Intuit، فيمكنكم حذفه من بوابة مطوّري Intuit كذلك.

• القيود الموجودة في كويك بوكس أونلاين تبقى كما هي، فنحن لا نحذفها ولا نعدّلها.
• ما دام كويك بوكس أونلاين مفصولًا لا تُرسل قيود الرواتب الجديدة، وتقول بطاقة المسيّر: «كويك بوكس أونلاين غير مرتبط، لذا لا تُرسل القيود الجديدة.»
• إن ربطتم من جديد لاحقًا، فافتحوا كل مسيّر من تلك الفترة واضغطوا إرسال قيود هذا المسير، وأرسلوا أشهر نهاية الخدمة الظاهرة في بطاقة الربط.

مصادر Intuit المستخدمة في هذا الدليل

• بوابة مطوّري Intuit: إنشاء تطبيق، والمفاتيح وبيانات الاعتماد، وعناوين إعادة التوجيه، والإطلاق، وشركات الاختبار، وواجهة JournalEntry.
• مساعدة QuickBooks Online: القيود اليومية، وإقفال الدفاتر.
• QuickBooks وIntuit علامتان تجاريتان لشركة Intuit Inc.، ولا ترتبط أهلاً حمد بشركة Intuit.